За осигуряване проследимостта на извършените дейности по контрола на даден обект, информацията по извършването му се документира своевременно от инспектора, извършващ контрола.
Първичната информация от провеждания контрол, лични дневници от контрола и записи за резултати от провежданите действия, схеми, използвани технически средства се документира своевременно, за да се избегне загуба на важна информация. Първичните записи се подписват от лицата извършили контрола.
Всички данни от контрола, наблюдения, както и техният обем се проверяват от инспектора на всеки етап от процеса на контрол, както и преди попълването на протоколите.
Крайните резултати от контрола се оформят, регистрират, предават и съхраняват в протоколи в съответствие с изискванията на НК и процедурите към него.
Протоколите от контрола се съставят по приложени в папка протоколи, образци.
Протоколите от контрола се идентифицират с пореден номер, придружен с датата на издаване. Всички протоколи се записват във изходящия дневник, като се отбелязва към кой сертификат се прилагат.
Протоколите с резултатите от контрола са неразделна част от сертификата за контрол и се предават лично, като се спазва изискването за поверителност и с подписване на приемо-предавателен протокол
Корекции или допълнения в оригиналния протокол не се допускат. При необходимост се изготвя нов протокол с идентификация.